Medlemsregister — hva registeret hos oss inneholder

Hva et medlemsregister er, og hvem løsningen passer for

Et medlemsregister er lista over medlemmene: hvem de er, hvordan de nås, hvem som hører til samme husstand, og hva som er betalt. Norske trossamfunn må etter trossamfunnsloven føre medlemsregister og rapportere medlemstall til Statsforvalteren for å motta tilskudd — og rapporten krever fødselsnummer.

Mitt Samfunn er et nettbasert medlemsregister for trossamfunn og ideelle organisasjoner — moskeer, kirker og andre ideelle trossamfunn. Det erstatter regnearket der medlemslisten ofte ligger i dag, med fødselsnummer ubeskyttet.

Sikker import fra Excel og eksisterende lister

Ingen må melde seg inn på nytt. Dere eksporterer dagens register til CSV eller Excel, laster opp filen, ser kontrollrapporten — ingenting lagres før dere bekrefter — og kjører importen.

Oppsett og import av eksisterende medlemslister er inkludert i begge pakker.

Medlemmer, familier og roller

Fødselsnummer kontrolleres teknisk ved innmelding — siffer, dato og kontrollsiffer — og samme person kan ikke stå to ganger i registeret deres.

Medlemmer registrerer hele familien i ett skjema, og styret ser husstander, ikke bare enkeltnavn. Er man alt medlem, registrerer man barn og husstand fra Min side — barn trenger ikke egen e-post eller telefon.

Org-admin styrer organisasjonen, brukeradmin medlemslisten, læreren sin egen gruppe.

Innmelding og egne skjemaer

Én lenke fra deres nettside rett inn i registeret, med QR-kode til plakaten. Nye søknader lander klare til godkjenning.

Medlemmer logger inn, ser sitt eget medlemskap og familien, og kan melde seg ut når som helst.

Betaling, kommunikasjon og arrangementer

Påmelding med venteliste og innsjekk, helgeskole med timeplan, oppmøte, lekser og foreldreinnsyn — og Vipps-betaling fra organisasjonens eget salgssted. E-post til medlemmer og grupper sendes fra ferdige maler.

Det finnes to pakker: et rent medlemsregister med rapportering, eller alt sammen. Hva som inngår i hver pakke står på prissiden.

Rapportering, og det som er særskilt for trossamfunn

Rapporten lages i det formatet Statsforvalteren ber om: kun fødselsnummer, elleve siffer, i kolonne A fra rad 1, med ledende nuller bevart i selve fila. Dere velger telledato, og før nedlastingen ser dere hvor mange verifiserte medlemmer som mangler fødselsnummer og derfor ikke kommer med.

Selve godkjenningen er Statsforvalterens og avhenger av registeret deres — men svaret de sender tilbake på den årlige kontrollen, laster dere opp igjen her.

Personvern, tilgang og innsynslogg

Hvert innsyn logges. Fødselsnummer maskeres i grensesnittet, samtykker dokumenteres, og administratorer logger inn med tofaktor eller passkey.

Fødselsnummeret lagres aldri i klartekst, og data lagres i EU/EØS. Det vi faktisk er forpliktet til etter punkt 5 i databehandleravtalen, står kort omtalt på sikkerhetssiden — ingenting der er skrevet for salg. Selve avtalen er tilgjengelig for administratorene deres etter innlogging.

Pris og flyttehjelp

To pakker: et rent medlemsregister med rapportering, eller alt sammen. Prisen følger antall registrerte medlemmer, og det er ingen bindingstid.

Oppsett og import av eksisterende medlemslister er inkludert i begge pakker, så ingen må melde seg inn på nytt.

Spørsmål om medlemsregisteret

Hvordan valideres fødselsnummer?

Nummeret kontrolleres teknisk mens skjemaet fylles ut, og på nytt ved innsending: at det er elleve siffer, at datoen finnes, og at kontrollsifrene stemmer. Vi slår det ikke opp i noe register utenfor deres eget.

Hva hvis noen står registrert flere steder?

Innmeldingen går gjennom. Vi slår aldri opp noen i andre organisasjoners registre — det er en opplysning om religiøs tilhørighet, og den er ikke vår å hente. Statsforvalteren kontrollerer listene årlig og sender dere svaret; det kan dere laste opp, og be de det gjelder om å se på Min side. Der ser personen sine egne registreringer, og velger selv hvor vedkommende vil stå.

Kan et medlem registrere barn og familie selv?

Ja. Er man allerede godkjent medlem, registrerer man barn og andre i husstanden fra Min side — barn trenger ikke egen e-post eller telefon. Innsendingen kommer til dere som en helt vanlig innmelding, og dere bestemmer selv om personen skal knyttes til husstanden.